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就每一有限公司，香港公司注冊署均編制一檔案。與有關(guān)公司交易的人士，可在檔案內(nèi)翻查有關(guān)公司的公司章程大綱和細則，以求弄清該公司是否有權(quán)力進行有關(guān)交易。若有需要，任何公眾人士可要求香港公司注冊署長出具檔案內(nèi)任何文件的認證副本，用作呈堂證物。

事實上，公司注冊署的檔案，不外是輯錄每一有限公司所匯報的文件。故這里有需要解釋一下，每一法人公司有責任向公司注冊署長申報的事項。

香港公司周年申報

《香港公司條例》第一O九條規(guī)定，每一法人公司必須于其周年成員大會后四十二日內(nèi)，向公司注冊署長提交一份周年申報表。除私人公司外，每一法人公司，必須由其董事或公司秘書簽署一份周年申報表，內(nèi)附下述文件：

(1) 已由公司成員大會省覽的有關(guān)年度的資產(chǎn)負債表；
(2) 附屬該資產(chǎn)負債表的核數(shù)師報告；
(3) 附屬該資產(chǎn)負債表的董事會年報；
(4) 其它法例所規(guī)定須附屬該資產(chǎn)負債表的文件。

至于私人公司，《香港公司條例》第一一O條規(guī)定，公司董事或秘書必須向公司注冊署呈交一份周年申報表，聲明該公司在有關(guān)年度內(nèi)并無邀請公眾人士認購該公司的股份或債券。若公司周年申報表內(nèi)透露成員人數(shù)超過五十人，則必須同時于該周年申報表之內(nèi)聲明，超額成員人數(shù)乃依《公司條例》第二十九條第（一）款（乙）段不應(yīng)計算在該段所限五十人內(nèi)。

根據(jù)《香港公司條例》第一O七條，有股份劃分的法人公司，必須按照《香港公司條例》第五附表第二部的格式，向公司注冊署呈交一份周年報告，內(nèi)記錄有下述詳情：

(1) 香港公司的注冊辦事處地址，和公司營業(yè)用的名稱；
(2)（若公司成員名冊和債券持有人名冊，不是存放在公司注冊辦事處）存放成員名冊和債券持有人名冊的地方；
(3) 所有發(fā)行股本、已繳股本、未繳股本和已沒收股本的詳情；
(4) 公司已提供按揭或抵押擔保的欠帳；
(5) 依英文字母次序排列的現(xiàn)任和前任成員，該等成員的股份清單；
(6) 董事和公司秘書名冊內(nèi)的詳情。

至于沒有股份劃分的公司，《香港公司條例》第一O八條規(guī)定，公司周年匯報須依《香港公司條例》第五附表第三部的格式呈報。第三部較第二部簡短，因為沒有涉及股份的資料。

香港公司的隨機申報

所謂隨機申報，即是因有指定事故而須向公司注冊署所作的申報。下面是應(yīng)作申報的事故:(1) 更改公司章程大綱內(nèi)的目的條款；
(2) 沒有股份劃分的公司其成員名數(shù)超過注冊人數(shù)；
(3) 私人公司變?yōu)楣�開公司；
(4) 公開公司發(fā)行股份；
(5) 散發(fā)集資章程；
(6) 配售股份；
(7) 因改組安排而配售股份；
(8) 調(diào)用公司利潤配售紅股；
(9) 節(jié)減公司股本；
(10) 發(fā)行分類股份；
(11) 更改存放債券持有人名冊的地點；
(12) 公司訂立抵押；
(13) 公司購入已有抵押物業(yè)；
(14) 公司接收人或是特別經(jīng)理人任命；
(15) 公司抵押文件存放地點更改；
(16) 公司質(zhì)押紀錄冊存放地點更改；
(17) 外國公司在香港抵押物業(yè)；
(18) 更改公司注冊辦事處地點；
(19) 公司成員名冊存放地點更改；
(20) 公司重要會議紀錄；
(21) 公司會議紀錄存放地點更改；
(22) 撤除公司核數(shù)師任命；
(23) 公司核數(shù)師辭職；
(24) 公司董事或公司秘書辭職；
(25) 公司董事任命；
(26) 更改公司董事和公司秘書名冊存放地點；
(27) 法庭頒令批準公司和成員或債權(quán)人等妥協(xié)；
(28) 法庭頒令批準公司改組；
(29) 法庭依據(jù)《公司條例》第一六八A條頒令；
(30) 海外公司有關(guān)詳情有改變；
(31) 海外公司撤離香港。

絕大部分需要申報的詳情，均須依指定格式填寫呈交。申報表必須以英文或中文編寫。

假若香港公司注冊署長認為申報文件不符合有關(guān)法律規(guī)定，他可依據(jù)《香港公司條例》第346條第2款，發(fā)出通知，表示有關(guān)文件不符合法律規(guī)定。接到通知后，有關(guān)公司有額外十四日時間重做有關(guān)文件，逾期即屬違例。不過，必須強調(diào)，公司注冊署長無法定責任通知有關(guān)法人公司其匯報文件有問題。

《香港公司條例》第三四八條授權(quán)香港公司注冊署長拒絕接受任何他認為違法或無效的文件。若公司注冊署長引用這條法例，有關(guān)方面可在四十二日之內(nèi)向法院上訴，請求推翻香港公司注冊署長的決定。